Nalijmo si čistega vina že takoj na začetku: recept za agilnost ne obstaja. Prav tako ne moremo »kupiti« šablonske rešitve za bolj agilni HR. Agilnost nima ene vseobsegajoče definicije ali modela – ker agilno delovanje oblikujemo ljudje v organizacijah in ker smo ljudje, odnosi med nami in organizacije, ki jih oblikujemo, različni, so tudi načini agilnega dela raznoliki.
Ampak kako potem »zagrabiti« agilnost, če pa je tako izmuzljiva? Kako in kje se je lotiti, če ni točno predpisanih korakov do cilja?
Odgovor: z razumevanjem agilne miselnosti in predvsem z MAJHNIMI KORAKI, vztrajnostjo, preizkušanjem, delovanjem v medfunkcijskih timih, učenjem in ustvarjanjem vrednosti za naše zaposlene.
VUCA in agilnost
VUCA (volatility, uncertainty, complexity and ambiguity) je kratica, ki najbolje opiše svet neprestanih sprememb, v katerem živimo in delamo. Spremembe, ki so opazne tudi v HR-u, so spremembe načinov dela, odgovornosti, delovnem času, stilov vodenja, vedenja, spremembe pričakovanj kandidatov in zaposlenih, spremembe strukture in še bi lahko naštevali. Strog nadzor in slepo sledenje navodilom izgubljata mesto v tem novem svetu, v ospredje pa prihajata zaupanje in transparentnost.
Če ne želimo postati dinozavri (in kot dinozavri tudi kmalu izginiti z obličja zemlje), se moramo spremembam prilagoditi in ena izmed možnosti za učinkovitejše prilagajanje je agilnost. Imamo znanja in veščine, kako se naj soočimo s spremembami v kompleksnem svetu: preko agilnih načinov dela. Zaradi nenehnega inoviranja je agilna organiziranost ključ za uspeh organizacije v VUCA svetu. Agilnost predstavlja spremembo v miselnosti, ki organizaciji omogoča, da se učinkovito odzove na zunanje spremembe, hkrati pa spodbuja prožnost, prilagodljivost, odzivnost in učenje od znotraj.
Z Majo Majstorović Hajduković smo na septembrskem »Future of Work« zajtrku iskali esenco agilnosti in konkretne korake, ki nas pripeljejo do bolj agilnega delovanja – tako osebno kot znotraj HR ekipe in širše.
Osnova so agilne vrednote in principi delovanja
Agilno delo nima predpisanega recepta – osnova je, da delujemo po agilnih vrednotah in principih. Ti principi temeljijo na:
- ljudeh – ti so najbolj pomembni („human-centric“),
- zaupanju,
- transparentnosti,
- psihološki varnosti,
- sodelovanju,
- samo-organiziranosti,
- delegirani odgovornosti in odločanju,
- samo-organiziranih timih,
- poskusih – napakah – eksperimentiranju,
- neprekinjenem učenju in izboljšavah,
- ustvarjanju vrednosti za kupce/zaposlene („value creating activities“),
- jasni skupni viziji/namenu.
Vprašanje, ki je pri agilnem načinu dela vedno na agendi, je: Kakšna je dodana vrednost za naše stranke (v primeru HR-a so to naši zaposleni)?
Vprašanje je na prvi pogled videti zelo nedolžno, a če nanj odgovorimo iskreno, bomo najbrž ugotovili, da kakšen od naših »paradnih« HR projektov, na katerih smo delali dolgo časa, ne prinaša dodane vrednosti za zaposlene. Da smo nov projekt sistemizacije zastavili napačno. Da smo pri oblikovanju kataloga izobraževanj popolnoma ignorirali želje naših sodelavcev. To boli tako na osebni ravni, kot seveda tudi z vidika budgeta ni ravno prijetna debata. Kaj pa zdaj?
Agilni jaz, agilna ekipa, agilna organizacija
Že zavedanje, da so HR rešitve lahko učinkovite le, če v njihovo oblikovanje vključimo zaposlene, je prvi korak k agilni miselnosti. Da bi na svojo »agilno« stran dobili najprej vodstvo, potem pa še sodelavce, potrebujemo dokaze, da agilno delo prinaša tako več učinkovitosti in zavzetosti kot tudi boljše prilagoditve organizacije vsem zunanjim okoliščinam ali spremembam okolja, kjer deluje. Zbiranje podpornikov in dokaznega materiala v prid agilnosti pa se začne pri vsakemu posamezniku – torej pri nas osebno. Ne glede na to ali vodimo HR ekipo ali smo del nje, lahko danes začnemo razmišljati in delovati bolj agilno.
Agilnost namreč deluje po principu snežne kepe: ko sodelavci spoznajo, da npr. več zaupanja in transparentnosti pomeni ne le bolj prijetno delo temveč tudi boljše rezultate in počutje (osebno in poslovno zavzetost), bodo veliko bolj pripravljeni slediti.
Katere so torej majhne spremembe, ki jih lahko naredimo pri sebi (in v svojem ožjem HR timu) že danes?
- Vsak dan se zjutraj vprašam: kaj lahko danes izboljšam? Kaj lahko danes naredim drugače? Naj gre za manj sladkorja v kavi ali vabilo na kavo sodelavcu, s katerim nimam veliko stika – vsaka majhna akcija šteje.
- Prevzemanje odgovornosti: ko vem KAJ in ZAKAJ delam, prevzamem odgovornost za KAKO. Svobodo pri načinu dela in iskanju poti do rešitev omogočam tudi svojim kolegom ter tako gradim zaupanje ter po vsej tudi verjetnosti bolj kreativne in učinkovite rešitve.
- Osrednje vprašanje pri načrtovanju projektov postane: Kaj ima zaposleni od novega projekta, kakšna je dodana vrednost zanj? V načrtovanje naj se vključijo različni člani tima, ki redno v kratkih ciklih delijo povratne informacije. Ključno: zaposlene vključim v kreiranje programov, procesov, ki so namenjeni zanje.
- V sestanke interne ekipe vključim vprašanja za retrospektivo: Kaj je vsak posameznik ta teden naredil bolje kot prejšnji? Na kaj je ponosen? Kje bi lahko naredil drugače? Kje potrebuje pomoč?
- V pisarno HR tima postavim Kanban tablo, na kateri spremljamo, s čim se vsak trenutno ukvarja, kaj nas čaka in kaj smo zaključili. Prvi preprost korak k večji transparentnosti, vizualizaciji in timskemu sodelovanju – dobrodošle so seveda tudi druge agilne tehnike in metode
- V svojem podjetju prepoznam vsaj enega vodjo, za katerega imam občutek, da je odprt za agilne novosti in mu predstavim svojo vizijo bolj agilnega načina dela. Skupaj z njegovim timom začnemo takoj transparentno delovati na vsakodnevni ravni. Snežna kepa se je zakotalila.
- Naredimo fizični prostor za pohvale – priskrbimo kartice, na katere lahko vsak sodelavec napiše svojo pohvalo nekomu in jo prilepi na vidno mesto (npr. Kudo cards) ali pa kreiramo poseben kanal s pomočjo komunikacijskih orodij (e.g. Slack).
Dokazi, da agilnost deluje
Dejstvo je, da v »boju« za podporo vodstva potrebujemo številke in dokaze. Z zgornjimi spremembami smo naredili prvi korak, zdaj pa je čas, da rezultate prevedemo v managementu všečnejši jezik. Kljub temu da klasični KPI-ji niso del agilnega besednjaka (glavno besedo v agilnosti ima vizija, številke so posledica kreiranja vrednosti in ne razlog zanj), lahko prve učinke agilnega delovanja ali projektov prikažemo tudi s številkami:
- Kako se spreminja zavzetost ekipe, ki dela agilno? Zavzetost lahko merimo z vprašalnikom, še bolje pa je, če jo merimo s pogovori 1:1 in kot dokaz ponudimo najbolj zgovorne izjave. Ključno je, kaj se naučimo pri tem: vključevanje tima in skupno iskanje rešitev.
- Kako se poveča učinkovitost agilnejše HR ekipe? S kanban tablo in večjo transparentnostjo imamo vedno na voljo podatek, koliko aktivnosti je v teku in koliko je zaključenih. Hitreje tudi prioritiziramo aktivnosti, testiramo, spreminjamo in se prilagajamo potrebam naših zaposlenih.
- Koliko novih idej so prispevali zaposleni? Z odprtim deljenjem tedenskih uspehov in neuspehov bomo ustvarili prostor psihološke varnosti, kjer bodo zacvetele tudi ideje. Rast števila idej je še en dokaz pozitivnega učinka agilnosti.
Dvig zavzetosti pomeni bolj zadovoljne stranke – to se odraža tudi v boljših poslovnih rezultatih.
Agilnost raste in se širi kot val. Ko dobimo podporo za prvi pilotni agilni projekt, bomo dobili nove dokaze, s tem nove podpornike, nove projekte, nove dokaze in tako naprej, dokler ne bomo okužili večine potrebne za večje spremembe.
Najprej procesi, potem miselnost
Upravljati je treba sistem, ne ljudi. HR agilnost namreč ni metoda ali formula, ki bi jo lahko »izvajali«. Je miselnost, način razmišljanja, izbira vrednot in principov o tem, kako naj bi bilo delo organizirano v tem kompleksnem in hitro spreminjajočem svetu. Ključ do uspeha se skriva v zmožnosti organizacije, da se prilagodi spremembam.
Cilj je pomagati zaposlenim, da se bodo v svojih vlogah počutili bolj kompetentne, da bodo bolje sodelovali.
Dokazi o učinkovitosti agilnosti so nas pripeljali do točke, ko lahko agilnost popeljemo izven okvira svoje HR ekipe. Naš cilj je sprememba miselnosti in kulture in vsi se zavedamo, da je to najtežje narediti. Dobra novica: sprememba miselnosti se začne s spremembo orodij in procesov. To pa je že bolj obvladljivo – več ko je agilnih struktur, bolj agilno delovanje se vzpostavlja ter posledično pospeši agilno obnašanje in prevzemanje agilnega razmišljanja. Ob tem se že transformira tudi kultura oziroma organizacija.
Mit o agilnosti, ki je precej razširjen, je, da se agilnost požvižga na pravila. Prav nasprotno!
Agilni načini dela spoštujejo pravo in zakonodajo, razlika pa je ta, da ima zaradi nenehnega spraševanja »Kakšna je dodana vrednost?« agilni pravilnik 2 člena namesto 26.
Sistemizacija delovnih mest namesto naštevanja del in nalog govori o prispevku (odgovornosti) zaposlenih k skupnemu cilju (kakšen je njihov doprinos). Prevetritev pravilnikov in pomladitev procesov je najbolj učinkovita, če se dogaja v mešanih ekipah, torej takšnih, ki vključujejo tudi zaposlene, na katere bo imel pravilnik ali proces največji vpliv. Med-oddelčne ekipe, ki peljejo takšne testne projekte, imajo dodatne, skrite učinke: razbijanje silosov, ustvarjanje zaupanja, soustvarjanje, povezanost, transparentnost in psihološka varnost. Pa imamo postavljene najpomembnejše temelje za agilno kulturo.
Mešani okusi torte namesto ene lepe »Sacherce«?
Na poti do bolj agilnega HR-a bomo zagotovo postavljeni v situacijo, ko bomo morali poseči v lep, celosten projekt ali proces, ki nam je vzel veliko časa in ki bi po planu moral delovati vsaj 5 let. Ugotovili bomo, da kakšen od naših projektnih »ljubljenčkov« ni najbolj osredotočen na zaposlene in da ne prinaša dodane vrednosti. Smo sposobni svojo lepo Sacher torto zamenjati za manj estetske a bolj praktične različne kose tort, kjer je za vsakega uporabnika nekaj in paše na njegov okus in dieto? Včasih bo težko, a vredno opustiti svojo predstavo ideala in poskusiti drugače, bolj transparentno, bolj vključujoče, bolj agilno. A izkušnje iz prakse kažejo, da se splača. Si upate tudi vi poizkusiti?
Kateri so top karierni premiki v Sloveniji? Kaj se dogaja na področju iskanja talentov? Kako učinkovito voditi, sodelovati in komunicirati? Kako graditi dobre odnose in razvijati kompetence? Kako ponotranjiti agilni način razmišljanja? Prijavite se na Competo e-novice in bodite v stiku z aktualnim HR dogajanjem.