Učinkovita priprava na poletni dopust – Kako se izogniti stresu v službi?

Približujejo se poletne temperature in misli nam že uhajajo v poletne dni, ko nastopi čas zasluženega letnega dopusta. Kako se dobro pripraviti, da se izognemo stresu v službi zaradi bližajočega dopusta? Kako dobro odklopiti od običajne delovne rutine in se posvetiti sebi in aktivnostim, ki nas zanimajo v zasebnem življenju?  Če se dobro pripravimo, se izognemo urejanju zadev v zadnjem hipu.

Pojdimo po vrsti.

Z ekipo se uskladimo o organizaciji med dopusti

V kolektivu se dogovorimo o najboljši možni kombinaciji odsotnosti sodelavcev. Tako bo delovni proces, kljub dopustom, še vedno potekal nemoteno. Pomislimo, kdo bo lahko koga nadomeščal, katere naloge so nujne in jih moramo predstaviti sodelavcem, da jih bodo lahko naredili namesto nas. Razmislimo, katere naloge bodo počakale na našo vrnitev. Priporočljivo je pripraviti seznam nalog in sodelavcem predstaviti, kje se nahaja vsa dokumentacija. V kolikor je potrebno, uredimo začasni prenos pooblastil na sodelavca tudi pisno.

Obvestimo vodjo

Ne pozabimo obvestiti vodjo o dogovoru, prioritetah in tem, kaj lahko počaka na našo vrnitev. Transparentna komunikacija je ključna za nemoten potek dela v času naše odsotnosti.

Dokončajmo nedokončane stvari (kar se seveda da)

Pred našim dopustom poskušajmo dokončati ali vsaj pripeljati nedokončane zadeve do faze, ko bo s strani sodelavcev, v času naše odsotnosti, potreben le minimalen angažma. Na ta način bomo na sodelavce prenesli čim manj tekočih rutinskih obveznosti.

Obvestimo zunanje partnerje in kupce

O naši planirani odsotnosti vnaprej obvestimo naše zunanje stranke in partnerje, s katerimi redno sodelujemo. Navedimo jim tudi, na koga se lahko v času naše odsotnosti obrnejo. Tako bomo zagotovili, da bo komunikacija potekala brezhibno.

V koledarju vklopimo »Out of Office«

To je ključnega pomena za naš resnični odklop od tekočih obveznosti ali novih nalog. Le te zagotovo ne želimo sprejemati v času, ki je namenjen oddihu in sprostitvi.

»Sezonsko čiščenje », pospravimo arhive

Če naše izvajanje politike čiste mize morda še šepa, je sedaj pravi čas za sezonsko čiščenje vsega tistega, s čimer se ne bomo več ukvarjali po vrnitvi z dopusta. V kolikor smo že v celoti digitalizirani, je sedaj primeren čas, da si uredimo digitalni arhiv. To bo koristno tudi za naše sodelavce, ki bi lahko morda potrebovali dostop do nekaterih podatkov.

Komunikacija s sodelavci

Dodelimo zadnje podrobnosti. Ne pozabimo tudi na preusmerjanje telefonskih klicev. Sodelavcem jasno povejmo, v katerih primerih bomo zanje dosegljivi (niso vse zadeve nujne). Pred odhodom na dopust, si vzemimo tudi čas za eno skupno kavo. Nato pa odklopimo, uživajmo na zasluženem dopustu in si napolnimo baterije😊

Competki

p.s. Ste morda prejeli kakšno izvirno sporočilo o odsotnosti ali ga sami ustvarili? Sporočite, kaj vas je razveselilo 😊