Poznam kar nekaj ljudi, ki jim je telefonski klic prava mora in so pristaši pisanja mailov. Priznam, tudi sama se kdaj raje odločim za mail, predvsem zato, ker lahko le-te vedno pogledam in preberem za nazaj.
Vendar pa vedno znova opažam, da telefonski klic ne predstavlja samo hitrejše poti do odgovora in dogovora, ampak s pogovorom poskrbimo tudi za jasno sporočanje in preverjanje ali smo vse razumeli prav.
Samo eno napisano sporočilo, lahko vsak prebere drugače. Na primer, uporabo klicaja lahko povezujemo s kričanjem, pa vendar vemo, da ga marsikdo še vedno uporablja pri pozdravu v mailu, pa to ne pomeni, da kriči. Vsak ima svoj slog ne samo pisanja, ampak tudi branja, zato je pomembno, da razumemo, da ni nujno, da smo mail prebrali točno tako kot si je želel pošiljatelj.
Najlažji način kako se izogniti morebitnim nejasnostim ali celo nesporazumom, je ta, da osebo, ki jo potrebujemo, pokličemo takoj. Ne samo, da se lahko po telefonu takoj razreši morebitna vprašanja, dileme in nesporazume, na ta način prihranimo tudi na času. V kolikor govorimo o pomembnih dogovorih, ki potrebujejo tudi pisno potrditev, vsebino telefonskega pogovora povzamemo po mailu. Na ta način se izognemo vsem nepotrebnim vmesnim sporočilom, ki smo jih rešili že po telefonu.
S klici torej optimiziramo naše delo in lahko čas, ki bi ga nam vzelo pisanje mailov, reševanje morebitnih nesporazumov in nejasnosti, porabimo za druge stvari, ki bi jih sicer naredili naslednji dan.