Zakaj so informacije v procesu organizacijskih sprememb tako pomembne in kakšne pasti se skrivajo v (ne)deljenju le-teh?
Ko govorimo o informacijah, govorimo o širokem spektru različnih podatkov, ki jih vsakodnevno zaznavamo iz širšega okolja. Ker delujemo v dinamičnem in hitro spreminjajoče se okolju, predstavljajo informacije vir stabilnosti, varnosti in gotovosti. Če izhajamo iz organizacije, ki se sooča s spremembami npr. reorganizacije, digitalizacije, spremembe lastništva, vpeljave novih politik ali tehnoloških sistemov, lahko z gotovostjo trdimo, da se bodo s slednjimi spremembami srečali vsi člani podjetja. Vprašanje je, ali bodo ob tem pridobili tudi potrebne informacije in orodja za bolj učinkovito delovanje ob teh spremembah.
Organizacijske spremembe so kompleksne in za marsikaterega člana organizacije predstavljajo velik izziv. Večkrat so nepričakovane ali pa so plod odločitev najvišjega vodstva. Kadar informacije niso sistematično prenesene v prakso, največkrat potujejo od ust do ust, v ta proces pa je vključena tudi javnost. Posledica tega je nejasnost kdaj, kaj, zakaj in kako se bo podjetje razvijalo v prihodnosti. Pojavi se lahko odpor, strah in dvom prav zaradi človeške narave negotovosti, pomanjkanja informacij in nepripravljenosti na spremembe. Ključnega pomena je odgovor vodstva na temeljna vprašanja zaposlenih, razvoj in opremljanje članov s strategijami za namen učinkovitega soočanja s spremembami in vključitev zaposlenih v proces preobrazbe. Ko človek zazna, da se nekaj dogaja, v rokah pa nima ustreznih informacij, se lahko znajde v prostoru negotovosti. Gre za miselni prostor, kjer prevladuje kreativno razmišljanje in iskanje subjektivnih razlag za nek dogodek. To je najverjetneje tudi izvir popačenih informacij in priložnost za razvoj govoric ter drugih mitov. Vse to še dodatno poglablja deljenje nepreverjenih informacij, dvomov in nezaupanja.
Spremembe so kompleksne, naporne, vendar so obenem tudi vir napredka, razvoja. Način sporočanja sprememb in miselna naravnanost je temelj za uspešno manevriranje ob ovirah. Okolje negotovosti lahko zmanjšamo s transparentno razlago, osmišljanjem, namenom sprememb in vizijo nadaljnjih korakov ter z deljenjem perspektive in širše slike vodstva. Pomembno je, da so povratne informacije razumljive vsem ter da se z obveščanjem preko različnih internih kanalov predaja enotno sporočilo. Pri tem ne smemo pozabiti na identifikacijo glasnikov kulture, ki v podjetju zbujajo zaupanje in verodostojnost ter so lahko uspešen vir stabilnosti. To je npr. vodstvena ekipa, HR funkcija ali kdo izmed zaposlenih. Pridobivanje referenčnih točk, na katere se lahko zaposleni oprejo je ključno za namen učinkovitejšega delovanja in krmarjenja zaposlenih ob organizacijskih spremembah.
Kaj lahko naredimo sami ob soočanju z negotovostjo?
Poskrbimo, da ozaveščamo različne perspektive, da stopimo korak nazaj ter zavzemamo širši pogled na situacijo. Ob prepletu različnih podatkov, govoric se osredotočimo na za nas zanesljivejše informacije. Delujmo na način – kar je v naši moči in kaj v nekem trenutku potrebujemo. Povprašajmo in poiščimo priložnosti vključevanja za dobro podjetja in za dobro našega delovanja.
Vseeno se je potrebno zavedati, da vseh informacij vedno ne bomo pridobili, saj morda tudi vodstvo nima vseh odgovorov in se tudi samo srečuje z izzivi upravljanja organizacije ter s povezovanjem zaposlenih v času sprememb.