Za povečavo in pomanjšavo uporabljajte tipki CONTROL+ in CONTROL-.

Sistemizacija delovnih mest – fosil ali feniks?

Nataša Tovornik

Senior svetovalka

Sistemizacija delovnih mest ni najbolj priljubljeni del odgovornosti vsakega HR managerja. Velikokrat se vidi kot nujno zlo in birokratska zahteva. Koristi sistemizacije se vidijo kot pomoč pri sklenitvi pogodbe za delo, ob morebitnih odpuščanjih ali ko se sklicujemo na zadnjo alinejo.

Smiselno pa je, da nam sistemizacija pomaga tudi pri organiziranju dela oz. samoorganizaciji podjetja, saj so časi, ko je vodja vedel vse in to najbolje, ter so zaposleni zgolj kimali in delali, na srečo mimo. Prevzemanje odgovornosti in s tem razmišljanje o doprinosu naših aktivnosti h končnemu rezultatu podjetja je nekaj, kar krepi moč in prihodnost vsakega podjetja. Kako torej vpeti čim več ljudi v to razmišljanje – z agilno sistemizacijo delovnih mest. Agilnost v HR-ju pomeni, da se vprašamo o tem, kaj je dodana vrednost delovnega mesta, procesa, delovanja. Kaj prispevamo, kako služimo (interni) stranki. S tem identificiramo kaj dodaja vrednost in kaj nam jemlje čas. Na ta način krepimo vitkost, odzivnost in transparentnost organizacij ter zavzetost zaposlenih.

Sistemizacija delovnih mest in organiziranje dela

Čeprav je večinoma naslov akta o notranji organizaciji in sistemizaciji, pa se v praksi gradivo redko uporablja za dejansko upravljanje oz. organiziranje dela znotraj podjetja. Podjetje se razdeli v silose in silose v delovna mesta. Dela in naloge za posamezno delovno mesto so zelo splošne, da omogočajo manevrski prostor ob različnih potrebah. Obvezno se pojavi zadnja alineja, ki je nekaj v smislu »vsa ostala dela po navodilu nadrejenega«. Kakorkoli je pravno to dobra pogruntavščina za dodajanje del, pa v organizacijo in vodenje vnaša zmedo. Kdo je odgovoren, da opravi delo – zaposleni ali vodja? Kaj je dejanski doprinos in dodana vrednost delovnega mesta za interne ali eksterne stranke? Kako zaposleni ve, da je delo dobro opravil?

agilna fleksibilna sistemizacija

 

Res je, da vodja na koncu vedno nosi odgovornost za rezultate svojega oddelka, a to ne pomeni, da spremlja vsak korak in vse naloge. Odgovoren je, da ustvarja okolje, kjer se vse to lahko odvija. Vsak posameznik znotraj tima pa nosi svojo – lastno ali deljeno – odgovornost za svoj del procesa. Vsak ima svoj doprinos k skupnim ciljem in vsak ima svoje stranke, katerim dodaja vrednost. V tem primeru že posameznik z namenom uresničevanja lastnega poslanstva najde najboljši način za doseganje zastavljenih rezultatov in ciljev.

Na ta način lahko v delovni proces vnesemo fleksibilnost, z razmišljanjem o končnem rezultatu pa tudi agilnost.

Tako je večja verjetnost, da delamo tisto, kar stranke potrebujejo in da morebitni zapleti (bolniške, izpadi,…) ne ogrozijo rezultata.

Od alinej k odgovornosti

Če razmislimo drugače – koliko alinej del in nalog bi lahko našteli za »delovno mesto starš«?

Lahko bi jih razdelili v enostavna:

  • kuhanje kosila
  • vožnja v vrtec in šolo
  • zagotavljanje bivalnega prostora
  • pranje oblačil….

ter zahtevna:

  • učenje matematike
  • učenje bontona
  • učenje pospravljanja….

Odvisno od spiska lahko delamo trdo cel dan in smo zelo utrujeni konec dneva, pa še vseeno lahko ne dosežemo zastavljenega cilja – če se ga sploh zavedamo. Prav tako naši “stranki” – otroku – ne  dodajamo vrednosti. Je morda zelo vesel, da mu ni treba nič postoriti, a ni pripravljen na samostojno življenje.

sistemizacija delovnih mest odgovornost

 

Potem bi morda lahko tudi sistemizirali starše v nižje in višje svetovalce otroku. Tu bi razpravljali ali odvisno od izobrazbe ali od vsebine dela. Nekaj bi se že odločili. Pri plačilu ne bi bilo toliko težav z vidika ZDR, z vidika ZPDZC pa morda že. Opredelitev fizičnih in mentalnih naporov – hmm vprašanje, za mamo drugače kot za očeta, v odvisnosti od otroka, njegove starosti? Bi spreminjali sistemizacijo vsakih nekaj let, ker se potrebe otroka spreminjajo?

Odgovornost pomaga pri odločanju in krepi samostojnost

Lahko pa bi razmišljali drugače. Lahko bi rekli, da je odgovornost starša, da pripravi otroka na samostojno življenje. Da je to največja dodana vrednost, ki mu jo starš lahko da, da je to poslanstvo starša.

Če razumemo delovno mesta starša skozi odgovornost, je morda teža te odgovornosti večja, kot odgovornost skuhati dobro kosilo. A hkrati nam pomaga pri odločanju. Če razumem odgovornost, kaj je doprinos oz. moj kočni cilj in kako koristim stranki, lažje razporedim svoje vsakodnevne naloge – delam lahko tudi manj, a tisto, kar je pomembno. Z otrokom skupaj kuham, pospravljam, ne delam tega, ko je v postelji ali pri prijateljih. Lažje se odločam ali kupim dodatno igračo ali ne – samostojnost pomeni tudi obvladovati življenje, ko ne dobimo, kar želimo.

Če dobro definiramo in razumemo odgovornost postane naše delo v resnici lažje, čeprav bolj odgovorno. Samostojno se lahko odločimo, kaj bo najbolj prispevalo k končnemu cilju, kaj bo dodalo stranki piko na i, glede na trenutno situacijo.

Tako je tudi na delovnem mestu v podjetju. Razmere v svetu, na projektu, v oddelku se nenehno spreminjajo. Potrebujemo sodelavce in sistemizacijo ki omogoča, da se tem razmeram prilagajamo sproti. To pa dosežemo z odgovornostjo posameznikov ne z paznikom, ki odreja naloge. Tako iz fosilnih alinej in nalog pridemo v agilno sistemizacijo in podjetje, kjer posamezniki nosijo odgovornosti in vsak razmišlja o svoji stranki.

 

Kateri so top karierni premiki v Sloveniji? Kaj se dogaja na področju iskanja talentov? Kako učinkovito voditi, sodelovati in komunicirati? Kako graditi dobre odnose in razvijati kompetence? Kako ponotranjiti agilni način razmišljanja? Prijavite se na Competo e-novice in bodite v stiku z aktualnim HR dogajanjem.

Ostali članki

Gostujoči blog: Ali lahko podjetje uspešno živi brez šefov?

20.10.2019
Sistemizacija delovnih mest ni najbolj priljubljeni del odgovornosti vsakega HR managerja. Velikokrat se vidi kot nujno zlo in birokratska zahteva....

Trije miti in zablode o sodobnem samoupravljanju v organizacijah

11.10.2019
Sodobno samoupravljanje ni zdravilo, ki bi delovalo za vse. Kot vsak organizacijski model ima tudi samoupravljanje svoje prednosti in slabosti. A to...

Sodobno samoupravljanje kot vir osebne energije

04.10.2019
V samoupravnih sistemih nismo pasivne žrtve kapric drugih - smo arhitekti svojih načinov dela. Nismo odvisni od muh dominantnih in neizprosnih...