Biznis, ne teorija
Kaj prinaša hekaton v organizacijo, kako ga organizirati, kako pridobiti management buy-in, kaj ga naredi uspešnega… in še mnogo več je bilo naših vprašanj na zadnjem Future of Work zajtrku, ki ga je s svojimi izkušnjami, pogledi in konkretnimi odgovori začinila Maja Majstorović Hajduković, kadrovska direktorica iz Big Banga. Navdušeno smo jo spraševali, še bolj poslušali, saj je bilo to res jutro navdiha za dobre prakse in velike spremembe.
V Big Bangu so v oktobru izvedli interni hekaton in ker sem že celo poletje od kolegic poslušala o pripravah, potem pa tudi o odlični izvedbi, me je zanimalo vse. Pa smo Majo povabili na zajtrk, na katerem nam je postregla več, kot smo pričakovali. A tako to izgleda je pri Maji: vedno dobiš več, kot prosiš. Zdi se, da je to formula njenega uspeha, napojena s strastjo do kadrovskega področja, saj sama pravi, da si ne zna predstavljati, da bi delala kaj drugega.
Hekaton da ali ne?
Aktivnosti umestiti v platformo
Samo ena aktivnost – hekaton, delavnica, komunikacijski letak… ne prinaša spremembe. Vse to so le majhni delčki celote. Najprej je treba pogledati širšo sliko in si razjasniti, s čim se posel sooča. V Big Bangu se soočajo (kot večina trgovcev) z reinvencijo svojega posla. Način delovanja se bo v naslednjih letih korenito spremenil. Če se spremeni posel, je potrebno spremeniti tudi HR procese. Ker poslovna strategija poudarja razvoj, je nujno, da ga HR podpira. Iz posla in za ljudi, je smiselno vodilo za izbiro primernih aktivnosti.
Iskrena ocena razdalje
Iskreno pogledati, kje smo danes, kam želimo priti in kje so luknje, ki jih je potrebno proaktivno zapolnjevati. Sliši se preprosto, a tega v praksi ni enostavno narediti. Človeško je, da ne želimo slišati ali videti, kaj ne funkcionira, dokler ni prepozno. Maja poudari, da so se dobro zazrli v ogledalo in razmišljali, kdo so, kako delajo, kakšne tehnologije uporabljajo… Naredili so različne analize organizacijske kulture, trga, okolice, povratnih informacij s strani strank in zaposlenih ter tudi informacij z izhodnih intervjujev. Torej so pogledali vase, ne v knjigo. Ko jim je bilo jasno stanje, so iskali, kako stvari spremeniti.
Način dela spreminja miselnost
Maja trdno verjame, da je pot do spremembe miselnosti preko sprememb načina dela, obnašanja, povezovanja. Zato v Big Bangu poskušajo vsako stvar delati malce drugače. Pomembno je že to, da zaposleni dobijo nove in drugačne izkušnje. Sodelovanje in povezanost sta načina delovanja, ki sta vedno bolj del vsakdana v Big Bangu. K njunem razvoju je bistveno pripomogel hekaton ter vrsta drugih aktivnosti, ki so bile in še bodo izvedene.
Kako se lotiti internega hekatona?
Pridobi znanje
Ker vsega znanja niso imeli interno, pravi Maja, so najprej šli po znanje in izkušnje. Tako so oblikovali skupino InnoTeam in večinačlanov se je prijavila na 1. Competo HR Hekaton. Pridobili so izkušnjo, navdih in razumevanje, kaj lahko s hekatonom pridobijo. Za interna izobraževanja in druge aktivnosti, ki so jih izvedli pred svojim internim hekatonom, so sodelovali z zunanjimi strokovnjaki, prav tako so imeli pomoč pri implementaciji. Če nimajo znanja sami, ga pridobijo drugje, iz prakse – pri nekom, ki je to že naredil.
Navduši vodstvo
Ker je bil namen internega hektona dobiti ideje za izboljšanje posla, je vodstvo postavilo 6 kategorij izzivov, na katere so se lahko prijavljale skupine ali posamezniki s svojimi idejami. To je bil tudi način, kako pridobiti vodstvo na svojo stran. Čeprav – kot poudari Maja – v Big Bangu na tem področju ni bilo veliko dela, saj je direktor zelo podpira razvoj in novosti. A morda je že to nasvet: če vodstvo ne vidi prednosti, potem je hekaton mogoče prevelik prvi zalogaj.
Za srednji management so na Big Bangu organizirali enourne delavnice, saj jim je bilo pomembno, da so vključeni vsi – da se navdušenje za hekaton na nobenem nivoju ne zaustavi ali zmanjša. Z delavnico so vodje videli, kako pomembni so kreativnost, razvoj in inovativnost
Razširi idejo
Komunikacija je ena glavnih sestavin uspešnega hekatona. V Big Bangu tudi tu niso bili polovičarski. Postavili so novo interno spletno stran InnoNation, oblikovali maskoto, pripravili vabila,… Poleg privlačne CGP podobe pa je bila pomembna predvsem osebna komunikacija. S tem namenom je eden od vodij obiskal prav vsa prodajna mestain osebno predstavil namen in potek celotne InnoNation kampanje in hekatona. Vsak pogovor je trajal cca. 15 minut. Za osebni obisk so se odločili, ker vedo, da maili niso najboljši kanal za takšne informacije. Komunikacijo in način dela je InnoTeam neprestano prilagajal: preko sestankov, samoiniciativnih osebnih stikov in poizvedovanj so iskali najboljši način, ki bi odgovarjal udeležencem. Za razširitev ideje so si vzeli več kot dva meseca pred hekatonom.
Povej, kaj se dogaja
Komunikacija se je nadaljevala vsak teden s kratkim obvestilom, kaj se dogaja. Člani InnoTeama so bili ambasadorji projekta in so izkoristili vsak trenutek, vsak stik, za promocijo ideje in dogodka – na kavi, pred sestankom, v kuhinji… Informacije so širili tudi s pomočjo posebej za ta namen posnetih videov inostalih vizualov (plakati, nalepke,…)
Sproti prilagajaj
Agilnost in prilagodljivost sta ključna v procesu načrtovanja in izvedbe. Big Bangov cilj je bil izvesti hekaton in pridobiti nove ideje za posel. Glede same izvedbe pa se niso držali začrtane poti kot »pijanec plota« in to je po Majinem mnenju tudi eden od ključnih elementov za tako uspešen hekaton.
Kot primer navede, da so najprej mislili, da se bodo prijavile skupine. Kmalu jim je prišlo na ušesa, da so tudi posamezniki, ki nimajo skupine in bi se prijavili. Pa so se prilagodili: prijavili so se lahko posamezniki, ki bi si sami izbrali skupino in tisti, ki so želeli, da jih v skupino razporedi InnoTeam.
Ne izključuj
Potreba po spremembi načina dela bo dejstvo za vse nas. Zato so v Big Bangu želeli, da je hekaton odprt za vse oz. da se nikogar ne izključi. To je bil moto od začetka in zato so omogočili prijavo prav vsem zaposlenim. Prav tako so skupine sestavili iz različnih oddelkov, saj so želeli preseči organizacijske silose.
Izobrazi udeležence
Hekaton je tako dober, kot so dobri »heki« oz. rešitve za izzive. Tu je potrebno pogledati čez planke in iti iz cone udobja. Nekaterim ljudem je to bolj naravno kot drugim. Ker so želeli biti dobro pripravljeni, so v Big Bangu za udeležence hekatona organizirali predhodne delavnice iz področja desing thinkinga, financ za nefinančnike in pitchinga. Vsi zaposleni pa so kot del rednega izobraževanja udeležili treninga kreativnega razmišljanja.
Skupine so imele na hekatonu na voljo mentorje – dva interna in dva eksterna.
Vztrajaj
Kot vedno v življenju, je tudi pri pripravi hekatona prišlo do manjših zapletov ali preprek. Človeško je, da poiščemo najlažjo ali najbolj pričakovano pot. Zato je pomembno, da se morebitna odpoved člana vzame resno. Če je udeleženec želel priti, pa je udeležbo odpovedal zaradi »zgolj« organizacijskega problema, si je InnoTeam vzel to k srcu in se pogovoril z njegovim vodjo, kako bi lahko rešili situacijo. To je dober primer, ko imajo dolgoročni cilji in strategija (razvoj je pomemben) dejansko prednost in ko res delamo, kar govorimo.
Upaj si iti »full in«
Ena od stvari, ki sem se je naučila od Maje na zajtrku je, da je pomembno narediti tudi WOW efekt in pri tem ne biti polovičarski. Prvi hekaton je bil za Big Bang več kot le prvi hekaton – je bil znak, da so spremembe možne, da ima vsak zaposleni možnost vplivati na prihodnost podjetja ter da je slišan. To je bilo v ospredju. Tako ni bilo polovičarstva – kick off en dan pred dogodkom je bil zabaven in z vsebino. Detajli so pomembni. Tako je bila tudi nagrada pogumna – ideja zmagovalne ekipe se bo implementirala že dobra dva meseca po hekatonu, zmagovalna ekipa pa bo odšla na nogometno tekmo Lige prvakov v eno od nogometnih prestolnic. Vsaka ekipa je dobila nagrado v obliki izobraževanja.
Konec je šele začetek
Da ne bi bil hekaton muha enodnevnica, so zmagovalni ekipi omogočili pomoč za piljenje zmagovalne ideje in implementacijo v prakso. Prav tako bodo vse ekipe dobile povratno informacijo o ideji in pitchu. V prvih dneh po hekatonu so se ukvarjali predvsem z zmagovalno idejo, mesec po tem pa še z drugimi ekipami.
Prav tako pa je bil nagrajen tudi InnoTeam za celotno organizacijo z zabavnim izobraževanjem, ki je že dalo nove ideje.
Majo smo tudi vprašali, kaj bi naredila danes drugače. Ni veliko stvari, nekaj pa vseeno:
- Ne bi začela z komunikacijo pred poletjem, saj dopusti otežijo komunikacijo.
- Časovnica bi bila strjena na 2 meseca.
- Naslednji hekatoni bodo bolj ozko usmerjeni, a prvega bi še vedno naredila enako odprtega in širokega.
Težko je dati v besede navdušenje nad hekatonom, ki ga izžareva Maja, ko nosi s seboj spomine na dogodek, ki je tako uspešno mobiliziral skoraj 20 odstotkov zaposlenih. A vsekakor se da začutiti, da je bil to izjemen korak v pravo smer.
Njen »daily hack« pa je, da zvečer naredi refleksijo, kaj je bilo dobro in kaj ne in kaj bo jutri boljše. Osebni jutranji moto: »Danes je najboljši dan na svetu!«. In petek je bil vsekakor najboljši dan na svetu v Majini družbi.
Big Bang hekaton je prijavljen tudi kot HRM projekt – PREBERI VEČ
